محمد عوض الجشي: طروحات التعيين الأولي

 

محمد عوض الجشي

حينما تم نقل الموظف (ميشيل) من قسم الخدمات اللوجستية الى قسم إدارة الموارد البشرية. فوجئ بكم هائل من مساقات ودوريات العمل في أخصائيات التوظيف من بداية الحلقات المتعاقبة إلى ما يعتريها من معوقات – تدقيق – وتمحيص – اتصال – إعلان – تجاذب خبرة – استفسار – توظيف ملفات – تعبئة نماذج – استحداث نظم – إصدار قرارات - ضغوطات – تحمل الأعباء إلخ.

وقبل أن يجلس (ميشيل) الى جانب زميله (ديمتري) يشرح له عن طبيعة عمل شؤون الموظفين. وكيفية إدارة المسار الوظيفي من أول خيط حتى الولوج (إلى العروة الوثقى) في تبيان (الجذر الوظيفي) من بدايته حتى نهايته. وما يعتري (الجذر) من تقلبات – منغصات – بشارات – قرارات – تموجات – تقلبات.. إلخ.

إدارة شؤون الموظفين (الموارد البشرية) يجب أن تتحلى تلك الإدارات والأقسام بخبرات متنوعة عديدة، من حيث اللغة والمبادرة الإعلامية إضافة التطوير في شتى المجالات المتخصصة في شؤون التعليم المهني الجامعي للمتقدمين للعمل والذين يبحثون عن الوظيفة بعقلانية وتحرر من الذاتية والخصوصية، وأن يكون نصب العين في التعيين طروحات تعتمد على الأفضلية منضوية في حِبلة الإخلاص المعجون في صيرورة العمل المتفاني في الدأب وإنكار الذات ونبذ العنصرية الفردية وتذويبها إلى التلاشي من الجذور حتى النبات.

بعد أن شرب (ميشيل) كوب الماء وتركه فارغاً.. مباشرة أردف (ديمتري) سؤالاً مباشراً.. ها أنت احتسيت كوباً بسهولة (إنها شربة ماء).. لاتحسب أن مسار العمل في إدارة شؤون الموظفين (شربة).. إنها يا صاحبي شربة الظمآن.. بمعنى أن الموظفين القائمين في إدارة الموارد البشرية، برغم الأعمال التي تناط إليهم يجب أن يتميزوا دائماً بحيوية الطرح والمبادرة حتى انتهاء يوم عمل جاد من دون كلالة أو شيء من نصب وتعب.

على سبيل المِثال: حين يطلب قسم المحاسبة من إدارة الموظفين تعيين كاتب حسابات - يجب أن يكون الطلب ممهوراً في أدلة وثوابت رسمية.. من حيث المهام وطبيعة العمل ووصف تفصيلي معززاً مع الهيكل التنظيمي. لمسار العمل الروتيني وتبعاته. إذ يتبين من خلال رسم بياني للهيكل التنظيمي ضرورة استحداث تلك الوظيفة أو ملء الشاغر سواء الذي استقال منه الموظف أو كان بغرض التقاعد، ثم إرسال الوقائع إلى إدارة الموارد البشرية لاتخاذ الإجراءات اللازمة وتتطلب مهارة فعالة تتوقد ذكاء واستباق في استكمال كافة الإجراءات المناسبة.

والسؤال المطروح في فلك دائرة شؤون الموظفين: هل تعيين الشاغر يحدث بين ليلة وضحاها؟ طبعاً لا، إذ مدير إدارة الموارد البشرية يبدي مرونة مستفيضة للوظيفة المومأ إليها من حيث المؤهلات العلمية، الخبرة، العمر، الحالة الجسمانية، اللغة، العمل السابق، الخ. حيث يتم عمل أنموذج متداول خاص بالتعيينات والشواغر المستحدثة وإرسالها في سرية تامة بريد (مكتوم) إلى المدير التنفيذي (المدير العام) يشرح بإسهاب لأخذ الموافقة أو إبداء ملاحظات يرتقيها ويحسنها، على أن تعود إلى إدارة شؤون الموظفين بسرية تامة أيضاً، ومن ثم تضع إدارة التعيينات اللمسات الأخيرة من حيث النشر سواء عن طريق الإعلان الداخلي أو الصحف المحلية والخارجية أو عن طريق (اللينك، الموقع الإلكتروني) عبر الشبكة العنكبوتية.

ولعل المعضلة الكبرى التي تواجهها إدارة استقبال الطلبات لفرزها.. الكم الهائل من الطلبات التي لا مندوحة عنه أو الفكاك عنه.. حيث يتم فرز الطلبات تباعاً.. المسار التعليمي، الخبرات، المهارات، السن المطلوب، الراتب، الامتيازات إلخ.. إذ إن المصداقية يجب أن تأخذ مزاياها دون تحريف أو تزييف.. وذلك بإيجاد لجنة يشهد لها بالنزاهة والاستقلالية. ونبذ الوساطة أو تزكية التعيين كما يتعمد بها بعض المتقدمين للوظائف.. للاستفسار يرجى الاتصال الجهة التي كان يعمل بها سابقاً.

يستمر فرز الطلبات ويتم اختيار مجموعة من المتقدمين للوظيفة الذين تتطابق مؤهلاتهم وخبراتهم مع الحد الأدنى لمتطلبات الوظيفة. ثم ترسل إلى إدارة المحاسبة كي يتم اختيار عدد 5 أفراد على الأقل. خشية تعذر فرد.. كي يتم استبداله بالآخر وهكذا دواليك.. إنها استباقية لها مردودها الإيجابي المفعم في وضع النصاب في موقعها الصحيح.

يتم حضور الجميع في موعد محدد لإجراء المقابلة وتحديد المكان والزمان وما إن يحضر إلى إدارة شؤون الموظفين يتم فحص شهاداته ومؤهلاته ويطلب منه تعبئة نموذج طلب التوظيف ومن ثم يتم توصيله إلى إدارة المحاسبة كي تتم عملية المقابلة دون تدوير العملية أو يعتريها أي إرباك مما يؤثر على المقابلة من كلا الطرفين، مع ملاحظة مهمة أن يكون من ضمن لجنة المقابلة موظف من إدارة الموارد البشرية، والذي يقدم المعلومات الإدارية من حيث الإجازات ومكان وطبيعة العمل وإجراءات التوظيف للشخص الذي يتم مقابلته.

بعد انتهاء المقابلات للمتقدمين يتم اختيار المتقدم الأفضل والذي اجتياز المقابلة بنجاح. يتم أخبار شؤون الموظفين بنموذج الموافقة موقعاً من لجنة المقابلة مع توقيع مدير المالية. حيث يتواصل قسم الموظفين مباشرة مع الموظف الذي سيتم تعيينه وإعطاؤه رسالة أو ما يسمى بعرض عمل أو عرض توظيف مبيناً فيه الراتب والعلاوات والامتيازات والدرجة الوظيفية إلخ... أما في نموذج آخر يتم تقديم نموذج (فحص طبي وحساب بنكي وموقع السكن إلخ...) وتتضمن الموافقة على التعيينات حسب القوانين المتبعة لكل منشأة ومؤسسة. 

وبعد أن يجتاز المرشح للوظيفة الأمور الواردة في عرض العمل من حيث الفحص الطبي والموافقات الداخلية والخارجية.. وهكذا تتم عملية التعيينات بسهولة تنضوي تحت هيكلة يتضافر فيها موظفون معنيون كلّ على حِدة بالتنسيق مع قسم المحاسبة. وإن حدثت تغييرات أخرى من كلا القسمين فيكون التغيير طفيفاً للغاية. وبهذا تكون إدارة الموارد البشرية لها وقع فعال في تنشيط التعيينات برغم صعوبة الولوج في ردهاتها وأوراقها، لكنها حقاً تتسم بجهد كبير. لا يستطيع إنجازه إلا من يتمتعون بحدس عملي منظم فيه الانكباب والعمل الدؤوب المتواصل.. فيه خلاصة يرتجى منها إتمام المهمات كما ينبغي وكما يرسم لها.

رسم بياني هيكلي على سبيل المِثال:

 

Financial Department الدائرة المالية:

ACCOUNTS MANAGER المدير المالي:

Senior Account مشرف أول حسابات			Account  محاسب		Accountant Clerk	Assistant Accountant Clerk مساعد كاتب حسابات

 

حيث يتضح شكلية الهيكل التنظيمي قائماً على أسس التدرج، بحيث تبقى حلقة إتمام الإجراءات الروتينية في منظومة تخضع إلى اللوائح الهيكلية التنظيمية مما يسهل كافة العمليات الحسابية الصغيرة والكبيرة والتي تختص بعمل الميزانيات بغاية الدقة.