محمد عوض الجشي: الروتين المكتبي والطاسة الضائعة

محمد عوض الجشي

محمد عوض الجشي

الروتين المكتبي تختلف أنظمته وصولاته بين المكاتب وأروقتها. مما حدا ببعض الإدارات اعتماد نمط روتيني ممنهج في مجمل المراسلات وغيرها من العوامل الفنية التجارية التي تطرأ على المنشأة، حتى بات يخيل للجهات التي تتواصل معها أن تلكم المراسلات تتمتع بكفاءة مناسبة إضافة الى سرية المحتوى مع إحاطة فذة لها ريادة في تسيير حيزة إنجاز العمل من حيث التنظيم والإصدار والتميز.

إن الإدارة المتمرسة في شؤون العاملين يجب بل ومطلوب منها أن تتفحص بين الفينة والأخرى مسار الروتين وتتوغل في فحواه، من أجل تنقية أجواء العمل في اريحية متناهية متنامية درءاً للإخلال في شكله الروتيني الذي قد يحدث شرخاً في المسار الإداري يوماً ما. لا محالة.. ولتبين هذا المسار نسرد المثال التالي:

أثناء غياب أحد الموظفين الأكفاء الذي كان عوناً لأحد الموظفين المسؤولين، يعمل على صياغة المراسلات على اختلافها وتنوعها، ثم يقوم الأخير في إمهار التوقيع مع ختم المؤسسة، حتى لاحظت الإدارة أن المسؤول لا يستطيع صياغة سطر في جملة صحيحة،   حيث تبين أن الخلل العملي وقع في خانة كلا الطرفين من الموظفين (المسؤول والموظف) هو الموظف الذي دأب الصياغة من دون أن يبدي نصحاً أو شيئاً من رسم خطة مستقبلية لتجنب المساءلة – المعضلة في حال تغيبه أو نقله إلى أقسام أخرى..إنها هالة ضبابية ظهرت وبرزت للعيان في حينها وران ثقلها منذ زمن طال أو قصر..

بيد أن المعالجة قد تطول لإصلاح الخلل واجتناب العمل اللامرضى.. بل ويستنفذ المال والجهد والمثابرة، كون الإدارة لم تتخذ الإجراء المناسب منذ زمن مضى.. إذ إن حسن الاطلاع الواسع الشامل في كل ما يدور في فلك الإدارة يعزز أواصر العمل واستبيان عوامل عديدة كانت السبب في استقصاء العوائق التي قد تربك الأكفاء الذين يتمتعوبخبرات مناسبة، كانت هي الأخرى والأرقى في اقتناص الفرص ووضعها في المكان المناسب.

أجل (الأعواد العوجاء) لا يستطاع تقويمها وحتى كسرها.. والإدارة الحكيمة هي التي تنبذ هذا المنحى التي قد تقع فيه بعض الإدارات من الوهلة الأولى، فتلجأ إلى إنهاء عقد الموظف وتوجيه إنذار نهائي (قاسم الظهر) مما يحدث شرخاً لا يتناسب مع تقويم الاعوجاج ولا يتماشى مع النظم الإدارية الحديثة التي تقف في مصلحة الموظف مهما كان تعليمه وتحصيله الوظيفي.

نعم.. المطلوب الفوري من المسؤولين المخولين في كثير من الإدارات الانتباه إلى تلك الفئة التي تتسلق على الأكتاف في شتى الميادين العملية سواء أكانت إدارية – فنية – هندسية – طبية - تكنولوجيا زراعية إلخ.. بأن تفتح الإدارات مجالاً للتدريب والتأهيل لكوادرها من الموظفين الذين ترى أنهم في حاجة ماسة إلى صقل تجاربهم العملية اليومية وعمل دراسة متخصصة من قبل لجان تشرف على التدريب سواء في المؤسسة (الشركة) وأن تستعين بخبرات من الخارج (مكاتب تدريب معتمدة) كي تقوم بإنجاز الأعمال في يسر وسهولة دون الاعتماد على الغير، وخاصة للموظفين المخولين بإنجاز أعمالهم التي توكل إليهم من قبل الإدارة.. وأن لا تقع (الطاسة) على رأس أحدهم كي لا يصدق القول (طاسة وضايعة).