محمد عوض الجشي: التخويل بين التنفيذ والإقصاء

محمد عوض الجشي

محمد عوض الجشي

الشركات الكبرى

في الشركات الكبرى التي يتجاوز عدد موظفيها المئات، سواء قلت أو زادات، حتماً تتنامى في هياكلها التنظيمية إدارات عدة، تتفرع بدورها إلى أقسام وإدارات الأقسام.. وغيرها من الإدارات المستحدثة أو المدمجة. وثمة أولوية لتلك الإدارات التي تتطلب أيدي عاملة فتنشأ إدارة شؤون الموظفين، والتي تغير مسماها حديثاً قبل أكثر من عقدين من الزمن لتحمل مسمى: الموارد البشرية.. وقس على هذا المنوال نمو ومسميات إدارات أخرى: إدارة المشاريع، المشتريات، النقليات، الورش، العمليات، التطوير الإداري، إدارة المناقصات، العقود ومستلزماتها.. إلخ... من إدارات لها مسميات في كثير من مناخات العمل اليومي سواء في مستشفيات كبرى، مصانع، محميات، جسور صغيرة أو عملاقة، وعلوم إدارات رقمية في مجال الحاسب الآلي والكمبيوتر.. إلى إدارات مدنية أو عسكرية.. وعلوم حديثة.. إلخ... حيث تتماهى في تلك المؤسسات دوائر عديدة تتشكل تحت منظومة مدروسة منظمة تأخذ أشكالاً عدة بشكل ملحوظ قائم بذاته وكيانه.. وله مقوماته ومعطياته.

السلطة واتخاذ القرار

في علوم الإدارة المتعارف عليها من قبل المتخصصين على مر العصور والأزمان والأماكن.. توجد سلطة لها مساحة محدودة في اتخاذ القرار والعمل على تنفيذه طبقاً إلى الآليات المنصوص عليها في خضم العمل، وذلك طبقاً للقوانين المتبعة وطواعية للسياسات المكتوبة والمتفق عليها بالإجماع، سواء من الإدارة المتخصصة العليا والمستشارين والمحامين المعنيين للمؤسسة الشركة. وتتضمن السلطة أبسط أمور العمل وكذلك أوجها، بناء على التخويل والإحاطة Authorization & Briefing كالتوقيع على كشوفات الغياب والحضور،  وإنشاء التعاميم وإبراز ترتيب المكاتب من أثاث مكتبي، إضافة أو الغاء المساحات الشاغرة، وغيرها من الأمور التي تصب في مصلحة المؤسسة والمنشأة. إضافة إلى صلاحية التوقيع على مبالغ الشيكات التي تحدد فيها قيمة الشيك المسحوب إلى الغير والأفراد والمؤسسة التي لها علاقة تجارية.. فإن صلاحية المدير المالي لا تتجاوز توقيع شيك بمبلغ ما بين خمسين ألفاً إلى مئة ألف، وإن زاد عن ذلك، يتم تحويل الشيك إلى المدير الأعلى منصباً كمدير الدائرة المالية الأول.. وهكذا دواليك حتى تصل صلاحية توقيع الشيكات ذات المبالغ الكبيرة الى الجهة المتخصصة العليا...

ترتيب الأوليات

هذا غيض من فيض في ترتيب الأوليات أو بالأحرى المسلمات الوظيفية التي ينبغي لها ألا تتجاوز العرف الإداري بكل صلاحياته، وأن تبقى السلطة المُخولة في ضبط محوري دائري.. وأن تكون ذات منهجية مرنة Flexible Methodology إذ إن المدير التنفيذي، المدير العام كونه يحمل مسؤولية جسيمة في تسيير العمل.. فلا بأس أن يعطي تعليمات (يخولُ) المديرين المتفرعين من الأقسام بتسيير استقطاب وتعيين الموظفين، وأن تكون الموافقة النهائية من قبل إدارة الموارد البشرية.. لماذا؟ إن التعيين يأخذ حيزاً من الوقت أقل من أصابع اليد أو يزيد. (كادر الوظيفية، ميزانية، متطلبات الوظيفة، طبيعة الوظيفية JOB DESCRIPTION وأساسياتها، حسن تفاعلها وإدارتها مع الأقسام الأخرى المعنية، موافقة القسم، وجهة التنفيذ كإدارة الموارد البشرية) إذاً إيجاد ثغرة في هذه الحالة الوظيفية تظهر جلياً للعيان من قبل المتخصصين وإدارة الرقابة، وإن ظهرت بوادر تحمل في طياتها واسطة، سرعان ما تضمحل إذ تكون محمية بعد موافقة الأقسام التي تبلورت من بين جنباتها كوادر وظيفية أخرى مشابهة.

يدا المدير التنفيذي

ويتضح أيضا أن التخويل Authorization من قبل السلطة العليا للمديرين يجب أن يبقى في أسس ونظم محدودة السقف، خوفاً من المماطلة والتمويه من قبل بعض الإدارات.. لغرض في نفس يعقوب..ومن الملاحظة المهمة الفورية التي يجب أن يتخذها المديرون التنفيذيون الكبار، أن لا يخولوا أبداً إنهاء الخدمة إلى إدارة الموارد البشرية (شؤون الموظفين) على مبتغى اتباع النظم.. وأن تكون الموافقة النهائية في مثل تلك الحالات ممهورة في مهنية راقية تتسم بالذوق العام، وأن تكون تحت مظلة الالتزام بالحقوق على كافة الأصعدة.. وأن تكون في كنف ومعرفة يقينية وموافقة شخصية من قبل المدير التنفيذي – المدير العام... كي تتجنب الإدارة منزلقات يتخللها هضم المصداقية في الطرح، حيث يتبين أن نماذج إنهاء الخدمات متشابهة وذات صبغة واحدة، تنم وتحمل في طياتها الغبن وانفراد قرار تعسفي جائر.. إذ إن نظرة المدير الفاحصة توقف عمليات التنفيذ أو الإقصاء في ضبط واقتدار، ليبلغ ذروة إدارة الميدان الإداري بنجاح وفلاح.. ويصير قدوة في عالم (إدارة الأعمال).