كيفية إنشاء بيان صحفي مميز

حضور في أحد اللقاءات

تريد العديد من المنظمات والشركات تغطية إعلامية لأنشطتها، وفي الوقت نفسه تبحث العديد من غرف الأخبار عن موضوعات محلية (أو حتى وطنية ودولية) لتغطيتها. إذا كنت تنتمي إلى منظمة أو شركة علاقات عامة تريد التغطية، يمكنك زيادة احتمالات الحصول على الانتشار باتباع بعض الأمور المهمة في صياغة البيان الصحفي.

معلومات جديدة

أولاً، يجب أن يكون لديك شيء جديد أو مختلف لتقوله. تريد وسائل الإعلام معلومات جديدة أو على الأقل محدّثة. في الوقت نفسه، يريد الصحفيون والمحررون الحصول على معلومات ذات صلة بقرائهم، لذا اختر أهدافك الإعلامية بعناية، وصمم محتوى الإصدار لجمهورهم.
ثانياً، يجب أن يكون عنوانك مثيراً للاهتمام مثل عنوان الصحيفة. يجب أن تقدم من خلاله شيئاً جديداً أو درامياً أو معلومة في الوقت المناسب. اجعل المحرر أو المراسل يريد معرفة المزيد. وتذكر أنه على الرغم من ذلك يجب أن تكون المعلومات ذات مصداقية وذات صلة.

الأسئلة الخمسة

ثالثاً، في الفقرة الأولى من البيان، ضع ما يسميه الصحفيون الأسئلة الخمسة 5Ws .. وهي: من وماذا وأين ومتى ولماذا.. على أن يكون ذلك ضمن صياغة موجزة واضحة تلخص القصة.
تقليدياً، حاول الصحفيون إدراج جوهر كل القصة في الفقرة الأولى.. لذلك يبدؤون بأهم المعلومات وينتهون بأقل المعلومات أهمية على طريقة الهرم المقلوب. وبهذه الطريقة يقدمون أفضل المواد.
رابعاً، اكتب وأعد كتابة البيان الصحفي الخاص بك عدة مرات قبل "تحريره". استخدم الأفعال والانتقالات النشطة (من جملة إلى جملة، ومن فقرة إلى فقرة). اعمل على تخفيض المحتوى قدر الإمكان؛ صفحتان أمر مقبول، لكن واحدة أفضل.

التنسيق القياسي

خامساً، اتبع هذا التنسيق القياسي:
في أعلى الصفحة، اكتب بأحرف كبيرة: (للنشر الفوري)
(عادة ما يكون هذا جهة اليسار)
أو، إذا كنت تريد الاحتفاظ بالإصدار حتى تاريخ أو وقت محدد، فاكتب شيئاً كهذا:
للنشر في 11 صباحاً، 15 مايو (ولكن لا تتوقع بالضرورة أن يتم احترام ذلك من قبل بعض جهات النشر).
بعد ذلك أدخل معلومات الاتصال، كما في:
جهة الاتصال: (اسمك او اسم الشركة)
هاتف: (رقم هاتفك أو هاتف الشركة)
البريد الإلكتروني ...........
وبعد سطر فارغ أضف عنوان المادة (في المنتصف، واستخدم حالة العنوان أو الأحرف الاستهلالية الكبيرة)  مثل: بداية انحسار أزمة فيروس كورونا
الآن، ضع نص بيانك الإخباري، والذي يجب ألا يتجاوز صفحتين.
في نهاية الجسم، أضف ثلاث علامات أرقام مع مسافات فردية بينها، كما في:
# # #
ثم كرر معلومات الاتصال الخاصة بك في النهاية، كما في:
يرحب (اسمك) بالاستفسارات على الهاتف ..... أو البريد الإلكتروني ......

مواجهة الصحفيين

سادساً، الاستعداد لأسئلة الصحفيين.
من المفترض أنك ستعد نفسك لأسئلة الصحفيين إذا أرسلت بياناً. لذلك اطلب من فريق العمل كتابة قائمة بالأسئلة التي تبدو محتملة وإعداد إجابات دقيقة موجزة لكل منها. بهذه الطريقة ستكون جاهزاً لمعظم الأسئلة. ومع ذلك، لا تقرأ الإجابات مرة أخرى للصحفيين.. فقط استخدمها كدليل. في الوقت نفسه، افترض أنك ستحصل على أسئلة لا يمكنك توقعها. أجب عليها بقدر ما تستطيع، وإذا لم تتمكن من الإجابة، فإن أفضل خيار هو أن تخبر المحاور أنك ستحتاج إلى الحصول على مزيد من المعلومات، وسوف يتصل بك بعد ذلك.